研究大会時の災害等への対応
2019.9.20 理事会決定
2019.11.9 常任理事会一部改正
研究大会時の災害等への対応については、参加者の安全確保と被害の未然防止を第一とし、以下のように定める。
1. 研究大会の中止等にかかわる決定と告知
災害等によって参加者の安全が危ぶまれる場合や何らかの被害発生が予想される場合には、大会実行委員会・学会会長・学会事務局が協議して、研究大会の中止等を決定する。告知は、大会HP、学会HPおよび大会校の受付付近での掲示で行う。
2. 研究大会中止の目安
開催日以前 | 大会会場最寄り駅の鉄道を含む計画運休が発表され、運休時間帯が大会開催時間帯と重なっている場合 | 計画運休時間帯の開催を中止 |
午前 7時 | 特別警報や避難準備にあたる「警戒レベル３」が発令されたり、大会校最寄り駅の鉄道が全線運休したりしている場合 | 午前の開催を中止。 |
午前 11時 | 特別警報や避難準備にあたる「警戒レベル３」が発令されたり、大会校最寄り駅の鉄道が全線運休したりしている場合 | 午後の開催を中止。 |
大会 開催中 | 特別警報や避難準備にあたる「警戒レベル３」が発令されたり、大会校最寄り駅の鉄道の計画運休が発表された場合 | できるだけ早く大会切り上げ。 |
3. 研究大会の中止や再開に伴う措置
自由研究発表・ポスター発表・ラウンドテーブルが中止の場合 | 発表したものとする |
総会が中止の場合 | 総会資料を全会員に示し、審議事項についての意見を1ヶ月間求め、異議がない部分は承認されたものとする。異議がある部分は、次回の総会で審議する。ただし、予算に関しては異議に配慮しつつ執行する。 |
状況が回復し、大会の開始または再開が可能になった場合 | 大会を開始または再開する。原則としてその時間に予定されていた内容を行う。ただし総会は他事に優先する。 |
4. 参加費・懇親会費の取り扱いについて
学会大会が不開催の場合 | 大会要旨集を送り、参加費(事前申し込み分)は返却しない。 |
懇親会が中止の場合 | 懇親会費は原則として返却する。振り込みの場合は、振り込み手数料を差し引いた額を返却する。 |
5. 被害への対応
万一、何らかの被害が生じた場合には、大会実行委員会・学会会長・学会事務局で協議しつつ、参加者の安全確保と被害拡大防止にむけた適切な対応を行う。
6. 研究大会以外の学会行事における災害等への対応
研究大会以外の学会行事（理事会・研究会等）においても、この災害等への対応を目安として、参加者の安全を第一に、開催・中止等を判断する。
